So meistern Sie den Black Friday mit Aushilfskräften, ohne Ihren Shop zu gefährden

Der Black Friday bringt kleine Shops auf eine vorhersagbare Weise an ihre Grenzen. Die Website hält stand. Der Lagerbestand stimmt. Was jedoch versagt, ist die Zeit zwischen der Bezahlung einer Bestellung und dem Verpacken der Ware. Diese Stunde wird nämlich von Menschen geleistet, die im Oktober noch nicht da waren und im Januar nicht mehr da sein werden.

Bei der Planung geht es nicht um den Traffic. Es geht darum, wie schnell eine fremde Person nützlich werden kann und wie sauber sie nach dem Einsatz wieder abgemeldet wird.

Planen Sie das Onboarding, nicht den Personalbestand

Der natürliche Instinkt ist, zu berechnen, wie viele Personen benötigt werden. Die nützlichere Frage ist jedoch, wie lange jede Person braucht, um produktiv zu arbeiten. Diese Zahl entscheidet darüber, ob zusätzliche Hände helfen oder den Betrieb in der ersten Woche eher verlangsamen.

Alles, was eine Erklärung Ihres WordPress Back-Office erfordert, wird in Stunden gemessen und führt zu Mitarbeitern, die unsicher beim Klicken sind. Alles, was hingegen nur eine Liste von Bestellungen und abzuarbeitenden Artikeln zeigt, wird in Minuten gemessen.

Die wahre Vorbereitung besteht also darin, den Pick-Prozess schon vor der Saison auf einen einzigen Bildschirm zu reduzieren. Wenn man einer Aushilfe erklären muss, was sie nicht anfassen darf, ist das Tool falsch.

Drei Dinge sollten Sie im Voraus festlegen:

Ein Konto pro Person, niemals ein geteiltes Konto. Gemeinsame Logins wirken in der ersten Woche effizient, machen aber jeden nachfolgenden Schritt undurchsichtig: Sie können nicht nachvollziehen, wer was gepickt hat, und das Entziehen des Zugangs erfordert das Ändern eines Passworts, das alle nutzen.

Legen Sie fest, was die Person einsehen darf. Das Picken, normalerweise. Nicht den Lagerbestand, nicht die Umsatzzahlen, nicht die Kundendaten. Eine Aushilfe benötigt nur den Inhalt des Pakets und sonst nichts.

Notieren Sie das Offboarding. Nicht als Prozessdokument, sondern als Termin in Ihrem Kalender für die erste Januarwoche: Diese Konten schließen. Diesen Schritt überspringen alle, und deshalb haben so viele Shops noch inaktive Back-Office-Konten von Mitarbeitern, die schon vor zwei Saisons gegangen sind.

Die Sprachfrage, an die niemand denkt

Saisonales Lagerpersonal spricht häufig nicht Ihre Muttersprache. Das ist normal, und die meisten Händler lösen das, indem sie den Job zweimal erklären und dann daneben stehen.

Es lohnt sich, dies richtig zu lösen, denn es ist kostengünstig und zahlt sich aus. Wenn jede Person ihre eigene Oberflächensprache einstellen kann, findet das Schulungsgespräch nur einmal statt. Ihr Shop bleibt in Ihrer Sprache, die packende Person liest in ihrer, und der Bildschirm übernimmt die Erklärungen, die Sie sonst jeden Morgen wiederholen müssten.

Order Prep Pro ermöglicht dies pro Konto in 72 Sprachen. Es ist das Feature, das auf der Produktseite dekorativ wirkt, sich aber im Dezember im Lager als entscheidend erweist.

Was bei der Rush-Hour tatsächlich schiefgeht

Vier Fehlerquellen sind für den Großteil des Chaos verantwortlich, und keine davon hat mit dem Volumen zu tun:

Dieselbe Bestellung wird zweimal gepickt. In einer normalen Woche kommen sich zwei Personen nie in die Quere. Am Black Friday passiert das ständig. Wenn Ihr System eine Bestellung nicht für die Person sperrt, die sie gerade pickt, versenden Sie doppelte Pakete oder vergessen andere, was Sie erst im Januar merken, wenn der Lagerbestand nicht mehr stimmt.

Fehler nehmen mit der Erschöpfung zu. Pick-Fehler sind nicht gleichmäßig verteilt: Sie konzentrieren sich auf lange Bestellungen, auf ähnlich aussehende Varianten und auf den letzten Artikel einer komplexen Liste. Das Volumen verstärkt all diese Faktoren. Wenn Sie vor der Saison nur eine Sache ändern, dann führen Sie die Bestätigung jedes einzelnen Artikels beim Packen ein. Die Gründe dafür können Sie in why picking errors happen nachlesen.

Niemand weiß, was noch zu tun ist. Während eines Ansturms wird alle zehn Minuten gefragt, was noch offen ist, und die Beantwortung kostet jemanden die Konzentration. Eine sichtbare Warteschlange beantwortet diese Frage ohne ein Gespräch.

Lagerbestandsabweichungen. Retouren, beschädigte Artikel, eine Lieferung, die unvollständig ankam. Während des Ansturms geht niemand zum Computer, um den Bestand anzupassen, also wird es auf später verschoben, was "nie" bedeutet. Die Möglichkeit, eine Menge direkt am Regal zu korrigieren, hält Ihren Lagerbestand durch den Dezember hindurch korrekt.

Ändern Sie Ihre Tools nicht im November

Der wichtigste Rat, dessen Ignorierung am teuersten wird: Nutzen Sie das, was Sie während der Saison einsetzen wollen, bereits im Oktober.

Kein Testlauf, keine Demo. Wickeln Sie Ihre tatsächlichen Bestellungen für zwei oder drei Wochen darüber ab, solange das Volumen niedrig genug ist, dass Fehler nicht ins Gewicht fallen. Sie werden die Details finden, die nur in Ihrem Shop auftreten: wie Ihre Varianten benannt sind, ob die Reihenfolge im Lager mit der auf dem Bildschirm übereinstimmt und welche Ihrer Produkte verwirrende Etiketten haben.

Ein Tool, das die Woche vor dem Black Friday eingeführt wird, ist ein zusätzliches Problem, ganz egal, wie gut es ist.

Eine kurze Checkliste für die Saison

1. Entscheiden Sie, welchen Pick-Bildschirm Ihr saisonales Personal nutzen wird, und wickeln Sie Ihre eigenen Bestellungen im Oktober darüber ab.
2. Erstellen Sie ein Konto pro Person, ausschließlich mit Zugriff auf die Pick-Funktion.
3. Stellen Sie die Oberflächensprache für jede Person bei ihrer ersten Schicht ein.
4. Stellen Sie sicher, dass Bestellungen für die Person gesperrt werden, die sie gerade bearbeitet.
5. Achten Sie darauf, dass jeder Artikel beim Einlegen in das Paket abgehakt wird.
6. Tragen Sie das Offboarding-Datum jetzt in Ihren Kalender ein, während Sie daran denken.
7. Analysieren Sie nach der Saison Ihre Reklamationen und zählen Sie, wie viele auf Versandfehler statt auf Produktmängel zurückzuführen sind. Diese Zahl ist Ihr Ausgangspunkt für das nächste Jahr.

Shops, die den Black Friday ohne Kater im Januar überstehen, sind selten die mit dem meisten Personal. Es sind diejenigen, bei denen die Aufgabe am ersten Tag einfach zu übergeben war und bei denen nichts Wichtiges liegen blieb, als die Aushilfen nach Hause gingen.