Erfahren Sie von WooCommerce-Bestellungen, ohne Ihren Posteingang zu aktualisieren

Jeder WooCommerce-Shop sendet dem Händler eine E-Mail, wenn eine Bestellung eingeht. Das ist die Standardeinstellung, es kostet nichts, und für viele Shops ist es gleichzeitig der unzuverlässigste Teil des gesamten Ablaufs.

Wenn Ihr Arbeitstag daraus besteht, Ihren Posteingang zu prüfen, um herauszufinden, ob Sie Bestellungen verpacken müssen, dann ist dieser Artikel für Sie.

Warum die E-Mail bei neuen Bestellungen so oft versagt

Die E-Mail selbst ist in Ordnung. Der Übertragungsweg ist das Problem, und er hat mehrere Fehlerquellen, die von außen betrachtet identisch aussehen: Es kommt einfach nichts an.

Der Shop versendet E-Mails als PHP. Shared Hosting versendet über den jeweils konfigurierten lokalen Mail-Agenten, von einer IP-Adresse ohne Reputation und ohne Authentifizierung. Gmail und Outlook sind zu Recht misstrauisch, weshalb die Nachricht im Spam landet oder stillschweigend verworfen wird. „Stillschweigend“ ist hier das entscheidende Wort.

SPF, DKIM und DMARC stimmen nicht überein. Die E-Mail gibt vor, von Ihrer Domain zu stammen, verlässt den Server aber über den Host. Wenn Ihr DNS dies nicht autorisiert, behandeln die empfangenden Server sie als gefälscht. Je strenger Ihre DMARC-Richtlinie ist, desto zuverlässiger verschwinden Ihre eigenen Bestellbenachrichtigungen.

Die Warteschlange verzögert sich. WordPress führt geplante Aufgaben aus, wenn jemand die Seite besucht. Ein ruhiger Shop kann lange Zeit auf einem verzögerten Versand sitzen bleiben. Wenn die Mail dann ankommt, hat sie den aktuellen Zeitstempel, also sieht alles in Ordnung aus.

Ihr Posteingang begräbt sie. Selbst wenn die Zustellung funktioniert, ist eine Bestell-E-Mail eine Nachricht unter vielen: zwischen Lieferantenrechnungen, Newslettern und Kundenanfragen. Filter helfen zwar, aber Aufmerksamkeit ist nicht skalierbar.

Ein Telefon sendet keine nützliche Push-Benachrichtigung. Mail-Apps sammeln Nachrichten, gehen in den Standby-Modus und rufen E-Mails nach ihrem eigenen Zeitplan ab, um den Akku zu schonen. „Ich bekomme eine E-Mail“ und „Ich erfahre es innerhalb einer Minute“ sind nicht dasselbe.

Das erschwerende Problem ist, dass all dies stillschweigend fehlschlägt. Sie erhalten keine Warnung, dass die Benachrichtigung fehlgeschlagen ist. Sie erfahren es erst, wenn ein Kunde fragt, warum seine Bestellung noch nicht versandt wurde.

Reparieren Sie zuerst die E-Mail

Bevor Sie etwas Neues hinzufügen, beheben Sie das, was Sie bereits haben, denn Sie benötigen funktionierende Bestell-E-Mails ohnehin für Ihre Kunden.

Versenden Sie über einen richtigen SMTP-Dienst anstatt über PHP mail. Authentifizieren Sie Ihre Domain mit SPF und DKIM, damit Ihre eigene Mail als vertrauenswürdig gilt. Senden Sie von einer Adresse Ihrer Domain aus, nicht von einer Gmail-Adresse, die Sie nicht kontrollieren. Testen Sie es anschließend wirklich: Geben Sie eine echte Bestellung auf und beobachten Sie, wo die Mail landet, einschließlich der Kundenkopie.

Wenn Ihre Kundenquittungen unzuverlässig sind, ist das ein größeres Problem als Ihre eigenen Benachrichtigungen, und es erfordert dieselbe Lösung.

Warum eine Push-Benachrichtigung etwas anderes ist

Auch wenn die E-Mail-Zustellung einwandfrei funktioniert, ist sie dennoch kein gutes Werkzeug für die Aussage: „Es gibt jetzt sofort Arbeit zu erledigen“.

Eine Push-Benachrichtigung erreicht das Gerät direkt, statt im Posteingang zu landen. Sie erscheint auf dem Sperrbildschirm, konkurriert nicht mit einem Newsletter und hängt nicht von der Domain-Reputation oder einer Mail-Warteschlange ab. Sie erreicht zudem die Person, deren Aufgabe es ist, statt den Inhaber, der sie dann weiterleiten muss.

Dieser letzte Punkt wird von Händlern oft unterschätzt. Das nützliche Signal ist nicht „eine Bestellung ist eingegangen“. Es ist „da ist etwas für dich zur Kommissionierung“, gesendet an den Kommissionierer, dessen Telefon in seiner Schürze steckt, statt in einem Posteingang, den er nur zweimal am Tag prüft.

Die Privatsphäre-Falle, die niemand erwähnt

Hier ist der Punkt, der bei der Auswahl eines Tools den Unterschied macht.

Eine Benachrichtigung wird auf einem gesperrten Bildschirm angezeigt. Jeder, der sich in der Nähe des Telefons befindet, kann sie lesen: ein anderer Kunde an der Theke, jemand im Bus, ein Familienmitglied zu Hause. Wenn die Benachrichtigung die Bestellnummer, den Kundennamen oder den Betrag enthält, haben Sie gerade ein kleines Stück personenbezogener Daten an jeden veröffentlicht, der gerade zufällig hinsieht.

Das sichere Design ist eine Benachrichtigung, die keinerlei nützliche Informationen enthält. Sie sagt lediglich aus, dass etwas zur Abholung bereitsteht, und die Details existieren nur innerhalb der App, hinter einem Login. Das ist eine bewusste Einschränkung, kein fehlendes Feature, und es lohnt sich, dies zu prüfen, bevor Sie etwas installieren, das ausführliche Bestellwarnungen auf Ihrem Telefon verspricht.

Es ist auch technisch relevant. Ein Push ohne Inhalt kann keine Bestelldaten während der Übertragung oder auf der Infrastruktur eines Push-Dienstes preisgeben, da schlicht nichts enthalten ist, das preisgegeben werden könnte.

Worauf Sie achten sollten

Wenn Sie bewerten, wie Sie über Bestellungen informiert werden möchten, decken diese vier Fragen das Wichtigste ab:

Erreicht es die richtige Person? Eine Benachrichtigung, die nur an den Inhaber geht, ist ein Weiterleitungsschritt, keine Lösung.

Funktioniert es bei geschlossener App? Andernfalls ist es nur ein Hinweis auf der Seite, und er sagt Ihnen nur, was Sie ohnehin gesehen hätten.

Was enthält die Nachricht? Wenn die Antwort Kundennamen beinhaltet, siehe oben.

Was passiert, wenn es fehlschlägt? Netzwerke brechen ab, Berechtigungen werden entzogen, iOS ist bei Web-Push strenger als Android. Ein Tool, das zusätzlich eine Warteschlange anzeigt, die Sie bei Bedarf öffnen können, reagiert bei Fehlern gutmütig. Ein Tool, dessen einziges Signal die Benachrichtigung ist, tut das nicht.

Wie Order Prep Pro das löst

Order Prep Pro sendet eine Benachrichtigung an das Gerät, sobald eine Bestellung bereit zur Kommissionierung ist: bei geschlossener App, auf dem Telefon oder Tablet der Person, die kommissioniert, statt an Ihren Posteingang.

Die Benachrichtigung enthält bewusst keine Bestellnummer und keinen Kundennamen. Sie teilt dem Gerät lediglich mit, dass Arbeit ansteht, und die Arbeit selbst befindet sich hinter dem eigenen Login der App. Die Push-Schlüssel werden in Ihrem eigenen Shop generiert, anstatt sie an einen Drittanbieter-Benachrichtigungsdienst zu übergeben.

Und da die App auch die Kommissionierliste anzeigt, ist die Benachrichtigung ein Komfortmerkmal und kein einzelner Fehlerpunkt. Falls ein Push verpasst wird, ist die Warteschlange immer noch die Warteschlange.

Nichts davon macht funktionierende Transaktions-E-Mails überflüssig, auf die Ihre Kunden angewiesen sind. Es beseitigt lediglich die Notwendigkeit, E-Mails als Arbeitswarteschlange zu nutzen, wofür sie nie gut geeignet waren.