Jak przyznać pracownikom dostęp do zamówień WooCommerce bez nadawania uprawnień administratora

Kiedy przestajesz pakować każdą paczkę osobiście, stajesz przed wyzwaniem, o którym nikt nie ostrzega na początku. Ktoś musi mieć wgląd w zamówienia. WooCommerce oferuje jedno oczywiste rozwiązanie: stworzenie konta WordPress dla takiej osoby. Jest to jednak rozwiązanie znacznie szersze, niż faktycznie potrzebujesz.

Osoba pakująca paczki musi wiedzieć, co powinno się w nich znaleźć. Wszystkie inne uprawnienia, które jej nadajesz, to powierzchnia, której wcale nie chciałeś udostępniać.

Co faktycznie oferują wbudowane role

WooCommerce posiada rolę Shop Manager, która jest bardzo przydatna dla kierownika sklepu. Jest jednak całkowicie nieodpowiednia dla osoby zajmującej się kompletowaniem zamówień.

Shop Manager ma dostęp do wp-admin. A tam: każde zamówienie wraz z pełnymi danymi rozliczeniowymi i wysyłkowymi, cała lista klientów, cały katalog produktów z danymi o kosztach, stanach magazynowych i cenach, kupony oraz raporty pokazujące przychody. Taka osoba może edytować produkty, zmieniać ceny i modyfikować dane klientów.

To nie jest błąd systemu, a przeznaczenie tej roli. Problem polega na tym, że uprawnienie "widzi, co włożyć do paczki" oraz "może zmieniać moje ceny i czytać listę klientów" to to samo pole wyboru.

Konto typu Klient to druga skrajność, która nie oferuje prawie żadnego dostępu. Role Redaktor i Autor dotyczą treści i nie mają żadnego związku z zamówieniami. W rezultacie właściciele sklepów wybierają jedno z trzech rozwiązań, z których każde niesie za sobą określone ryzyko.

Tworzą rolę Shop Manager i polegają na zaufaniu. Działa to dobrze do momentu, gdy konto jest współdzielone, używane w innym serwisie z tym samym hasłem lub pozostaje aktywne długo po odejściu pracownika z firmy.

Instalują wtyczkę do edycji ról i ręcznie tworzą własną konfigurację. To działa, ale jest bardziej zawodne, niż się wydaje: uprawnienia wchodzą ze sobą w interakcje, aktualizacja WooCommerce lub innej wtyczki może dodać nowe uprawnienie, które rola niestandardowa automatycznie przejmie, a po pół roku nikt nie pamięta, do czego ta rola miała służyć. Co gorsza, trudno to zweryfikować. Nie da się łatwo udowodnić, czego rola nie może zrobić.

Udostępniają własne dane logowania. Jest to niezwykle powszechne, co oznacza, że historia działań w sklepie przypisana jest do jednej osoby, a zakończenie współpracy z pracownikiem wiąże się z koniecznością zmiany własnego hasła.

Cztery kluczowe pytania, które decydują o wyborze

Zamiast porównywać dziesiątki wtyczek, odpowiedz na te pytania:

Czy ta osoba w ogóle potrzebuje dostępu do wp-admin? Do pakowania, sprawdzania stanów magazynowych i odpowiadania na zapytania klientów zazwyczaj nie. Jeśli odpowiedź brzmi nie, to każde rozwiązanie zaczynające się od stworzenia użytkownika WordPress jest tylko obejściem problemu.

Co stanie się w dniu, w którym ta osoba odejdzie z pracy? Pracownicy sezonowi odchodzą. Jeśli odejście z pracy wymaga pamiętania o usunięciu konta WordPress, które było nieaktywne od czterech miesięcy, w końcu zostaniesz z zapomnianymi kontami mającymi dostęp do zaplecza sklepu. Konta przypisane do konkretnego narzędzia pracy są łatwiejsze do kontrolowania, ponieważ jest tylko jedno miejsce, w którym należy je sprawdzić.

Czy ta osoba widzi dane klientów, których nie potrzebuje? Pracownik magazynu potrzebuje adresu na etykiecie. Nie musi znać historii zakupów każdego klienta. Nie chodzi o paranoję wobec personelu, ale o minimalizację danych, co w świetle RODO jest standardem, a nie opcją dla zaawansowanych.

Czy zauważysz pomyłkę? Nie mowa o złośliwym działaniu, lecz o zwykłym błędzie. Ktoś wchodzi w produkt, by sprawdzić referencję i zapisuje zmiany, nie mając takiego zamiaru. Najlepszą ochroną jest to, aby ekran, z którego korzysta pracownik, w ogóle nie zawierał przycisku zapisu.

Osobne konta, osobna przestrzeń

Podejście, które pozwala uniknąć większości tych problemów, polega na zaprzestaniu mapowania ról magazynowych na role wewnątrz WordPressa.

Jeśli narzędzie do kompletowania zamówień posiada własne konta, osoba pakująca nie jest użytkownikiem Twojego sklepu. Nie ma dostępu do wp-admin, ponieważ nie posiada tożsamości w systemie WordPress. Jej uprawnienia nie są warstwami dodanymi do CMS, lecz prostą listą ekranów: pakowanie, magazyn, obsługa posprzedażowa, statystyki. Sam zaznaczasz, do czego ma dostęp.

To również uczy bardziej uczciwego modelu pracy. "Maria pakuje zamówienia" to konto, które może robić dokładnie to, zamiast być kontem Shop Manager, w przypadku którego masz nadzieję, że pracownik nie będzie wykraczał poza swoje zadania.

Istnieje oczywiście kompromis, o którym warto powiedzieć wprost: drugi system kont to drugie miejsce, które trzeba zabezpieczyć. Musi ono ograniczać liczbę nieudanych prób logowania, przechowywać ciasteczko sesji w Twojej domenie i sprawdzać uprawnienia na serwerze przy każdym żądaniu, zamiast tylko ukrywać przyciski w interfejsie. Jeśli oceniasz narzędzie z tej kategorii, to są trzy kwestie, o które należy zapytać. Jeśli dostawca odpowiada wymijająco, już wiesz, z czym masz do czynienia.

Jak to wygląda w praktyce

Order Prep Pro przyjmuje właśnie to założenie: osoby kompletujące zamówienia mają konta wewnątrz aplikacji, a nie w WordPressie.

Każde konto ma dostęp tylko do tego, co sam zaznaczysz. Pakowanie dla pakowacza, obsługa posprzedażowa dla działu obsługi klienta, statystyki dla Ciebie. Licencja dotyczy sklepu, a nie liczby osób, więc możesz tworzyć dowolną liczbę kont, zamiast je racjonować, co często prowadzi do współdzielenia haseł.

Aplikację można również zainstalować na telefonie z poziomu przeglądarki, więc wdrożenie nowej osoby polega na wysłaniu linku i założeniu konta, a nie na konfigurowaniu urządzenia czy tłumaczeniu, czego nie klikać w wp-admin. Każda osoba może wybrać własny język spośród 72 dostępnych, co ma większe znaczenie, niż mogłoby się wydawać, gdy Twój zespół posługuje się różnymi językami ojczystymi.

Jeden szczegół, który warto znać, ponieważ to tutaj zazwyczaj wyciekają dane: powiadomienia push nie zawierają numeru zamówienia ani nazwiska klienta. Urządzenie otrzymuje jedynie informację, że coś jest gotowe do spakowania, a szczegóły dostępne są dopiero wewnątrz aplikacji po zalogowaniu. Powiadomienie na ekranie blokady jest widoczne dla każdego, kto trzyma telefon, dlatego bezpiecznym projektem jest to, aby nie wyświetlało żadnych istotnych danych.

Wersja skrócona

Nadawanie komuś uprawnień administratora lub Shop Managera tylko po to, by mógł pakować paczki, jest standardem, ponieważ jest to jedyny przycisk, jaki oferuje WooCommerce. Nie jest to jednak odpowiednie narzędzie do tej pracy.

Zastanów się, czy zadanie faktycznie wymaga dostępu do wp-admin. Większość zadań magazynowych tego nie wymaga. Wybierz narzędzie, którego uprawnienia pasują do zakresu obowiązków, zamiast narzędzia, które zmusza Cię do dzielenia roli w CMS i liczenia na łut szczęścia.

Jeśli przygotowujesz się do pracowitego sezonu, kwestia zakończenia współpracy z pracownikami staje się jeszcze ważniejsza, o czym pisaliśmy oddzielnie w artykule jak zarządzać zespołem sezonowym, nie niszcząc swojego sklepu.