Dar acesso a encomendas WooCommerce a funcionários sem os tornar administradores

No dia em que deixa de embalar todas as encomendas sozinho, depara-se com uma questão sobre a qual ninguém o avisa. Alguém precisa de ver as encomendas. O WooCommerce tem uma resposta óbvia, que é criar uma conta WordPress para essa pessoa. E essa resposta é desproporcional ao problema.

A pessoa que trata do acondicionamento precisa apenas de saber o que colocar na caixa. Tudo o resto a que dá acesso é uma área que não pretendia expor.

O que as funções nativas realmente concedem

O WooCommerce inclui a função de Shop Manager, que é genuinamente útil para um gestor. No entanto, não é adequada para quem prepara encomendas.

Um Shop Manager tem acesso ao wp-admin. A partir daí: todas as encomendas com os seus detalhes completos de faturação e envio, toda a sua lista de clientes, o catálogo completo com dados sensíveis como custos, stock e preços, cupões e os relatórios que mostram a sua receita. Podem editar produtos, alterar preços e modificar registos de clientes.

Nada disto é um erro. É para isso que a função serve. O problema é que "poder ver o que colocar na caixa" e "poder editar os meus preços e ler a minha lista de clientes" correspondem à mesma permissão.

A função de Customer é o outro extremo e não permite ver nada. Editor e Author são funções de conteúdo que nada têm a ver com encomendas. Por isso, os comerciantes acabam geralmente por fazer uma de três coisas, sendo que todas têm um custo.

Criar um Shop Manager à mesma e confiar. Isto funciona até ao momento em que a conta é partilhada, reutilizada noutro site com a mesma palavra-passe ou deixada ativa depois de a pessoa sair da empresa.

Instalar um plugin de edição de funções e criar uma função personalizada. Isto funciona, mas é mais frágil do que parece: as capacidades interagem entre si, uma atualização do WooCommerce ou de um plugin pode adicionar uma capacidade que a sua função personalizada herda ou não, e, seis meses depois, ninguém se lembra exatamente do que essa função deveria permitir. Pior ainda, é difícil de verificar. Não consegue provar facilmente o que uma função não pode fazer.

Partilhar o seu próprio acesso. É extremamente comum, mas significa que o registo de auditoria da loja fica com um único nome e, ao cessar funções, terá de alterar a sua própria palavra-passe.

As quatro questões que decidem esta decisão

Em vez de comparar plugins, responda a isto:

Esta pessoa precisa mesmo de acesso ao wp-admin? Para preparar encomendas, verificar stock e responder a questões de apoio ao cliente, normalmente não. Se a resposta for não, qualquer solução que comece por criar um utilizador WordPress está a resolver o problema de forma enviesada.

O que acontece quando saírem? O pessoal sazonal acaba por sair. Se o processo de saída significa ter de se lembrar de apagar uma conta WordPress que está inativa há quatro meses, acabará por ter contas esquecidas com acesso ao back-office. Contas que pertencem à ferramenta de trabalho são mais fáceis de gerir, pois existe apenas um local onde procurar.

Podem ver dados de clientes que não necessitam? Quem prepara encomendas precisa de uma morada na etiqueta. Não precisa do histórico de compras de todos os seus clientes. Isto não é paranoia sobre os seus funcionários, é minimização de dados e, ao abrigo do RGPD, é a posição padrão e não uma opção avançada.

Notaria um erro? Não uma intenção maliciosa, mas um erro. Alguém que clica num produto para verificar uma referência e guarda uma alteração sem querer. A melhor proteção é que o ecrã que utilizam não contenha esse botão.

Contas separadas, áreas separadas

A abordagem que evita grande parte disto é deixar de mapear funções de armazém nas funções do WordPress.

Se a ferramenta de preparação de encomendas tiver as suas próprias contas, a pessoa que embala não é um utilizador do seu site. Não consegue aceder ao wp-admin porque não tem qualquer identidade WordPress. As suas permissões não são capacidades sobrepostas a um CMS, mas sim uma lista curta de ecrãs: preparação, stock, pós-venda, números. Escolhe o que podem abrir.

Também torna o modelo mental honesto. "A Maria prepara encomendas" torna-se uma conta que faz exatamente isso, em vez de ser um Shop Manager que espera silenciosamente que permaneça nas suas funções.

Existe uma compensação real e merece ser dita claramente: um segundo sistema de contas é algo extra a proteger. Tem de limitar a taxa de tentativas de início de sessão, manter o cookie de sessão no seu próprio domínio e verificar permissões no servidor para cada pedido em vez de esconder botões na interface. Se avaliar uma ferramenta nesta categoria, são estas as três coisas a perguntar, e um fornecedor que responda de forma vaga está a dizer-lhe algo importante.

Como isto funciona na prática

O Order Prep Pro assume esta posição: as pessoas que preparam as encomendas têm contas que pertencem à aplicação, não ao WordPress.

Cada conta abre apenas o que selecionar. Preparação para quem embala, pós-venda para quem responde aos clientes, os números para si. A licença cobre a loja, não as pessoas, pelo que pode criar tantas contas quantas precisar em vez de as racionar, que é o que leva a partilhar acessos em primeiro lugar.

A aplicação também pode ser instalada num telemóvel a partir do browser, pelo que integrar alguém significa enviar uma ligação e criar uma conta, e não configurar um dispositivo ou explicar no que não clicar no wp-admin. E cada pessoa escolhe o seu próprio idioma entre 72, o que é mais importante do que parece quando a sua equipa não partilha uma língua materna.

Um detalhe que vale a pena conhecer, pois é por onde estes sistemas geralmente falham: as notificações push não contêm números de encomenda nem nomes de clientes. O dispositivo é apenas informado de que algo está pronto a preparar, e os detalhes só existem dentro da aplicação após o início de sessão. Uma notificação no ecrã de bloqueio é visível para quem tiver o telemóvel, por isso o design seguro é que não diga nada de útil.

A versão curta

Tornar alguém administrador, ou Shop Manager, apenas para permitir que embale caixas é a opção padrão porque é o único botão que o WooCommerce oferece. Não é o tamanho certo para o trabalho.

Questione se a tarefa necessita genuinamente de acesso ao wp-admin. A maioria das tarefas de armazém não precisa. Depois, escolha a ferramenta cujas permissões correspondem ao trabalho, em vez da ferramenta que o obriga a ajustar uma função de CMS e a esperar que corra bem.

Se estiver a preparar isto para uma época alta em vez de ser permanente, a questão da cessação de funções torna-se mais urgente, e abordámos isso separadamente em gerir uma equipa sazonal sem comprometer a sua loja.