Gerir uma equipa sazonal na Black Friday sem danificar a sua loja

A Black Friday destroi pequenas lojas por uma ordem previsivel. O site aguenta. O stock aguenta. O que cede e a hora entre o pagamento de uma encomenda e o fecho da caixa, pois essa hora e assegurada por pessoas que nao estavam la em outubro e nao estarao em janeiro.

O planeamento importante nao diz respeito ao trafego. Diz respeito a rapidez com que um estranho se torna util e a forma limpa como pode ser dispensado depois.

Planeie o acolhimento, nao o numero de colaboradores

O instinto e calcular de quantas pessoas precisa. A questao mais util e saber quanto tempo cada uma demora a tornar-se produtiva, pois esse numero decide se a mao de obra extra ajuda ou atrapalha na primeira semana.

Qualquer tarefa que exija explicar o back office do WordPress e medida em horas e produz um colaborador nervoso ao clicar. Qualquer tarefa que mostre uma fila de encomendas e uma lista de artigos para marcar e medida em minutos.

Portanto, a verdadeira preparacao e tornar a tarefa de preparacao de encomendas num unico ecra, antes da epoca em vez de durante a mesma. Se for necessario dizer a um colaborador sazonal o que nao deve tocar, a ferramenta esta errada.

Vale a pena definir tres coisas com antecedencia.

Uma conta por pessoa, nunca uma partilhada. Os logins partilhados parecem eficientes na primeira semana e tornam tudo o que vem a seguir ilegivel: nao consegue saber quem preparou o que, e remover o acesso significa alterar uma palavra-passe que todos usam.

Decida o que cada pessoa pode abrir. Preparacao de encomendas, normalmente. Nao o stock, nao os valores de vendas, nao os registos de clientes. Um colaborador sazonal precisa apenas do conteudo da caixa e de mais nada.

Registe o processo de desvinculacao. Nao um documento de processos, mas uma nota no seu calendario para a primeira semana de janeiro: encerrar estas contas. Este e o passo que todos ignoram, sendo a razao pela qual tantas lojas mantêm contas de back office inativas de colaboradores que sairam ha duas epocas.

A questao linguistica que ninguem planeia

A equipa sazonal de armazem frequentemente nao partilha a sua lingua materna. Isto e normal, e a maioria dos comerciantes lida com isso explicando o trabalho duas vezes e ficando por perto.

Vale a pena resolver isto corretamente, pois e barato e os resultados acumulam-se. Se cada pessoa puder definir a lingua do seu interface, a formacao acontece apenas uma vez. A sua loja permanece na sua lingua, a pessoa que empacota le na dela, e o ecra faz a explicacao que, de outra forma, teria de repetir todas as manhas.

O Order Prep Pro faz isto por conta, em 72 linguas. E a funcionalidade que parece decorativa na pagina do produto, mas que se revela a mais importante num armazem em dezembro.

O que corre realmente mal durante a pressa

Quatro falhas sao responsaveis pela maior parte do caos, e nenhuma diz respeito ao volume.

A mesma encomenda preparada duas vezes. Numa semana normal, duas pessoas nunca se cruzam. Na Black Friday, cruzam-se constantemente. Se a sua lista nao bloquear uma encomenda a quem a esta a preparar, ira enviar duplicados e faltar outros artigos, e so o descobrira em janeiro quando o inventario nao fizer sentido.

Erros que aumentam com a fadiga. Os erros de preparacao nao estao distribuidos uniformemente: concentram-se em encomendas longas, em variantes semelhantes e no ultimo item de uma preparacao de varias linhas. O volume amplifica os tres. Se vai mudar algo antes da epoca, faca a confirmacao de cada item ao coloca-lo na caixa. Vale a pena ler as razoes detalhadas em por que ocorrem erros de preparacao.

Ninguem sabe o que esta pendente. Durante uma pressa, a pergunta "o que falta" e feita a cada dez minutos, e responde-la custa a concentracao de alguem. Uma fila visivel responde a isso sem necessidade de conversa.

Stock que se desvia da realidade. Devolucoes, artigos danificados, um palete que chegou incompleto. Durante uma pressa, ninguem vai ao computador ajustar uma contagem, pelo que o ajuste e feito mais tarde, o que significa nunca. Poder corrigir uma quantidade enquanto esta em frente a prateleira e o que mantem o seu stock correto durante dezembro.

Nao altere as suas ferramentas em novembro

O conselho que mais custa quando ignorado: tudo o que pretenda usar durante a epoca, use-o em outubro.

Nao um teste, nao uma demonstracao. Processe as suas encomendas reais atraves da ferramenta durante duas ou tres semanas, enquanto o volume e suficientemente baixo para que os erros sejam baratos. Descobrira os detalhes que so aparecem na sua loja: como as suas variantes sao nomeadas, se a ordem de stock corresponde a do ecra, quais os produtos com etiquetas confusas.

Uma ferramenta introduzida na semana anterior a Black Friday e um segundo problema acumulado sobre o primeiro, independentemente de quao boa seja.

Uma breve checklist para a epoca

1. Decida qual o ecra de preparacao que a sua equipa sazonal ira usar e processe as suas proprias encomendas nele em outubro.
2. Crie uma conta por pessoa, apenas com acesso a preparacao.
3. Defina a lingua do interface de cada pessoa no seu primeiro turno.
4. Certifique-se de que as encomendas ficam bloqueadas a quem as esta a preparar.
5. Certifique-se de que cada item e marcado ao entrar na caixa.
6. Coloque a data de remocao de acessos no seu calendario agora, enquanto se lembra disso.
7. Apos a epoca, analise as suas ocorrencias de pos-venda e conte quantas foram erros de envio em vez de defeitos de produto. Esse numero e a sua base para o proximo ano.

As lojas que saem da Black Friday sem uma ressaca em janeiro raramente sao as que têm mais pessoal. Sao aquelas onde o trabalho era suficientemente simples para ser delegado no primeiro dia, e onde nada de importante foi deixado para tras quando os colaboradores temporarios foram embora.