Saiba que recebeu uma encomenda WooCommerce sem verificar a sua caixa de entrada

Todas as lojas WooCommerce enviam um email ao comerciante quando uma encomenda é efetuada. É o comportamento padrão, não tem custos e, para muitas lojas, é também a parte menos fiável de toda a operação.

Se o seu dia de trabalho envolve verificar a caixa de entrada para saber se tem encomendas para preparar, este artigo é para si.

Por que motivo o email de nova encomenda falha tantas vezes

O email em si não tem problemas. O caminho de entrega é que é o problema, e este possui vários pontos de falha que, vistos de fora, parecem idênticos: nada chega.

A loja envia correio como PHP. O alojamento partilhado envia através de qualquer agente de correio local configurado, a partir de um IP sem reputação e sem autenticação. O Gmail e o Outlook desconfiam legitimamente disso, pelo que a mensagem cai no spam ou é descartada silenciosamente. A palavra importante aqui é silenciosamente.

SPF, DKIM e DMARC não correspondem. O correio afirma provir do seu domínio, mas sai através do servidor do alojamento. Se o seu DNS não autoriza essa ação, os servidores de receção tratam o email como falsificado, e quanto mais rigorosa for a sua política DMARC, mais frequentemente as notificações de encomenda desaparecerão.

A fila está atrasada. O WordPress executa tarefas agendadas quando alguém visita o site. Uma loja com pouco movimento pode ficar à espera de um envio atrasado durante muito tempo, e quando o correio finalmente chega, a marca de tempo é a atual, por isso nada parece estar errado.

A sua caixa de entrada enterra-o. Mesmo quando a entrega funciona, um email de encomenda é apenas uma mensagem entre faturas de fornecedores, newsletters e questões de clientes. Os filtros ajudam. A atenção humana não é escalável.

O telemóvel não o notifica de forma útil. As aplicações de email agrupam, suspendem e verificam as mensagens segundo os seus próprios horários para poupar bateria. "Recebo um email" e "tomo conhecimento no minuto seguinte" não são a mesma coisa.

O problema agravante é que tudo isto falha silenciosamente. Não recebe um alerta a avisar que o alerta falhou. Apenas descobre quando um cliente pergunta por que motivo a sua encomenda ainda não foi expedida.

Corrija primeiro o email

Antes de adicionar qualquer solução nova, corrija a que já possui, porque precisa que os emails de encomenda funcionem para os seus clientes de qualquer modo.

Envie através de um serviço SMTP adequado em vez de usar a função PHP mail. Autentique o seu domínio com SPF e DKIM para que o seu correio seja considerado de confiança. Envie a partir de um endereço do seu domínio, não de um endereço Gmail que não controla. Depois, teste efetivamente: faça uma encomenda real e verifique para onde vai o email, incluindo a cópia do cliente.

Se os recibos dos seus clientes não são fiáveis, esse é um problema maior do que as suas próprias notificações, e a solução é a mesma.

Por que motivo uma notificação push é algo diferente

Mesmo quando o email está saudável, continua a não ser uma boa ferramenta para "há trabalho para fazer agora".

Uma notificação push vai para o dispositivo e não para uma caixa de entrada. Chega ao ecrã bloqueado, não compete com uma newsletter e não depende da reputação do domínio ou de uma fila de correio. Além disso, chega à pessoa cuja função é tratar da encomenda, em vez de chegar ao proprietário que, depois, tem de encaminhar a informação.

Esse último ponto é o que os comerciantes subestimam. O sinal útil não é "chegou uma encomenda". É "há algo para preparar", enviado para o responsável pela preparação, cujo telemóvel está no seu avental e não numa caixa de entrada que verifica apenas duas vezes por dia.

A armadilha da privacidade que ninguém menciona

Aqui está o ponto que faz a diferença na escolha de uma ferramenta.

Uma notificação é apresentada num ecrã bloqueado. Qualquer pessoa perto do telemóvel pode lê-la: outro cliente ao balcão, alguém no autocarro, um familiar em casa. Se a notificação contiver o número da encomenda, o nome do cliente ou o valor, acabou de expor um pequeno fragmento de dados pessoais a quem estiver a olhar.

O design seguro é uma notificação que não contém nada de útil. Diz apenas que algo está pronto para ser preparado, e os detalhes existem apenas dentro da aplicação, protegidos por autenticação. Esta é uma restrição deliberada, não uma funcionalidade em falta, e vale a pena verificar antes de instalar algo que prometa alertas de encomenda ricos no seu telemóvel.

Também importa tecnicamente. Um push que não transporta carga útil não pode revelar o conteúdo da encomenda em trânsito ou na infraestrutura de um serviço de notificações, porque não contém nada que possa ser exposto.

O que procurar

Se está a avaliar formas de ser notificado sobre encomendas, quatro perguntas cobrem o essencial.

Chega à pessoa certa? Uma notificação que vai apenas para o proprietário é um passo de retransmissão, não uma solução.

Funciona com a aplicação fechada? Caso contrário, é apenas um alerta na página e diz-lhe o que já teria visto de qualquer das formas.

O que contém? Se a resposta incluir nomes de clientes, releia o ponto anterior.

O que acontece quando falha? As redes falham, as permissões são revogadas, o iOS é mais rigoroso que o Android em relação a push na web. Uma ferramenta que também mostra uma fila de espera que pode abrir a pedido degrada-se com elegância. Uma ferramenta cujo único sinal é a notificação, não.

Como a Order Prep Pro resolve isto

Order Prep Pro envia uma notificação para o dispositivo assim que uma encomenda está pronta para ser preparada, com a aplicação fechada, no telemóvel ou tablet da pessoa que prepara, em vez de enviar para a sua caixa de entrada.

A notificação, deliberadamente, não contém o número da encomenda nem o nome do cliente. Informa o dispositivo de que existe trabalho, e o trabalho em si reside atrás do login da própria aplicação. As chaves de push são geradas na sua própria loja em vez de serem entregues a um serviço de notificações de terceiros.

E, como a aplicação também mostra a fila de preparação, a notificação é uma conveniência, não um ponto único de falha. Se um push for perdido, a fila continua a ser a fila.

Nada disto elimina a necessidade de um email transacional funcional, do qual os seus clientes dependem. Elimina a necessidade de usar o email como uma fila de trabalho, algo para o qual nunca foi indicado.