Como preparar encomendas WooCommerce pelo telemóvel

A maioria dos pequenos comerciantes embala as suas próprias encomendas, e a maioria fá-lo da mesma forma: abre o portátil, inicia sessão no wp-admin, clica na encomenda, esforça-se por ler os artigos, caminha até às prateleiras, volta atrás porque a quantidade estava errada, e repete. Funciona. É também a forma mais lenta possível de responder a uma pergunta simples: o que deve ir nesta caixa?

O computador está noutra sala. O telemóvel já está no seu bolso. Este é o problema central, e vale a pena resolvê-lo antes de contratar alguém, porque qualquer processo que tenha quando está sozinho é aquele que irá passar à próxima pessoa.

Porque é que o admin do WooCommerce é a ferramenta errada para o armazém

Isto não é uma crítica ao WooCommerce. O painel de administração foi criado para gerir uma loja, não para preparar uma caixa.

Assume a utilização de um rato. As linhas das encomendas, as ações em massa e os menus de estado são dimensionados para um cursor, pelo que, num telemóvel, tem de fazer zoom, deslizar lateralmente e clicar no sítio errado. No iOS, os campos de formulário com menos de 16px fazem com que o navegador aumente o zoom sempre que seleciona um campo, motivo pelo qual preencher qualquer coisa num telemóvel no wp-admin parece uma luta.

Mostra tudo. Um ecrã de encomenda contém faturação, envio, taxas, impostos, cupões, reembolsos e notas. Quem prepara a encomenda precisa apenas dos produtos e das quantidades. Tudo o resto é ruído que tem de ser filtrado visualmente em cada encomenda.

Requer uma conta WordPress. Isto significa que qualquer pessoa que o ajude a embalar recebe acesso aos bastidores da sua loja, o que é uma decisão muito mais importante do que parece. Uma decisão tão importante que merece a sua própria discussão.

Além disso, não regista o estado relevante para a preparação. O WooCommerce sabe que uma encomenda está em processamento. Não sabe que já colocou três dos cinco artigos na caixa, ou que o seu colega está parado em frente à mesma prateleira a preparar a mesma encomenda neste momento.

O que é que a preparação pelo telemóvel realmente exige

Assim que experimenta, os requisitos revelam-se específicos e breves.

Uma fila, não uma lista. O que está à espera, o que está em espera, o que está concluído. Ordenado pelo que deve sair primeiro, e não pela ordenação predefinida.

Confirmação artigo a artigo. A pessoa que prepara marca cada linha à medida que entra na caixa. Este detalhe elimina a maioria dos envios incompletos, porque uma marca em falta é visível antes de a caixa ser selada, e não depois de o cliente enviar um e-mail.

Um bloqueio na encomenda. Duas pessoas a preparar a mesma encomenda é a falha clássica de qualquer lista partilhada, e acontece apenas nos dias mais movimentados, que são exatamente os dias em que não se pode dar ao luxo disso. A encomenda que está a ser preparada tem de estar visivelmente ocupada.

Pesquisa que se adapta às interrupções. Um cliente liga sobre a sua encomenda. Precisa dela pelo número ou pelo nome em dois toques, e não através de uma vista de admin filtrada.

Dimensionamento tátil real. Alvos em torno de 44px, campos a 16px para que o iOS não faça zoom. O esquema tátil tem de basear-se no dispositivo ser controlado pelo dedo e não na largura do ecrã: um tablet em orientação horizontal tem 1180px de largura e continua a ser utilizado com o polegar. Fazer isto mal é invisível num teste de computador e enfurecedor quando usado na mão.

Trabalho quase offline. Os armazéns e as salas das traseiras têm sinal fraco. A aplicação deve tolerar uma ligação perdida sem perder o que já foi marcado.

Instalável, sem necessidade de uma loja de aplicações

A outra questão importante num telemóvel é como a ferramenta chega ao dispositivo.

Uma aplicação web moderna instala-se diretamente do navegador no ecrã inicial: ecrã completo, ícone próprio, sem a interface do navegador, sem análise de lojas de aplicações, sem conta Apple ou Google, sem gestão de dispositivos. Para uma operação de duas pessoas, esta é a diferença entre "nós usamos isto" e "tivemos a intenção de configurar".

Também significa que as atualizações acontecem no lado do servidor. Ninguém tem de reparar numa nova versão, e não fica preso à espera da aprovação de uma loja para corrigir algo numa segunda-feira de manhã.

O que a preparação num telemóvel não substitui

Ser honesto sobre isto é mais importante do que a lista de funcionalidades.

Não imprime etiquetas de envio. A impressão de etiquetas está ligada à sua transportadora e à sua impressora, e funciona bem atualmente. Uma aplicação de preparação deve marcar a encomenda como pronta e deixar o seu fluxo de etiquetas em paz, em vez de tentar reinventá-lo.

Não substitui a sua contabilidade ou o seu controlo de stock. Lê e ajusta o stock para que possa corrigir uma contagem enquanto está em frente à prateleira, que é onde descobre que uma contagem está errada. Isso é uma tarefa diferente da gestão de inventário.

E não torna rápido um armazém mal organizado. Se os seus produtos não tiverem localizações lógicas, uma aplicação irá simplesmente ajudá-lo a percorrer o mesmo caminho errado com um ecrã melhor.

A ordem pela qual isto compensa

Se está sozinho, o ganho é tempo e menos interrupções: não precisa de caminhar até ao computador, não precisa de iniciar sessão, não precisa de alternar entre "gerir a loja" e "embalar a caixa".

Se tem alguém a ajudar, o ganho muda de figura completamente. Passa a ser sobre não dar a essa pessoa as chaves da sua loja, e sobre ver o que foi preparado e por quem, sem ter de perguntar.

Se contrata ajuda sazonal, passa a ser sobre a rapidez com que alguém pode ser útil. Um ecrã de preparação não precisa de formação. Um painel de bastidores do WordPress precisa de uma conversa, de uma lista de coisas que não devem ser tocadas, e de uma boa dose de confiança.

Onde se encaixa o Order Prep Pro

Order Prep Pro é a aplicação que criámos exatamente para isto: a fila de preparação do WooCommerce, stock, pós-venda e os números de vendas do dia, num telemóvel ou tablet, instalável a partir do navegador.

Duas coisas sobre isto valem a pena saber antes de comparar com qualquer outra solução.

As pessoas que embalam não são utilizadores do WordPress. A aplicação tem as suas próprias contas, e cada uma abre apenas o que é necessário: preparação, stock, pós-venda, números. Ninguém recebe um acesso ao wp-admin para fazer um trabalho de armazém.

E cada pessoa escolhe o seu próprio idioma de interface, entre 72 opções. A sua loja pode funcionar em inglês enquanto a pessoa que embala trabalha em ucraniano ou polaco, o que, para muitos armazéns, é a diferença entre explicar o trabalho uma vez e explicá-lo todas as semanas.

É um pagamento único para a loja, com contas ilimitadas, porque cobrar por utilizador para a pessoa que fecha caixas nunca fez sentido para nós.

O resumo honesto: preparar encomendas pelo telemóvel não é uma revolução, é a remoção de uma dúzia de pequenas fricções que deixou de notar. Voltará a notá-las na semana seguinte a terem desaparecido.