Att hantera säsongspersonal under Black Friday utan att skada butiken

Black Friday knäcker små butiker i en förutsägbar ordning. Sajten håller, lagret håller. Det som sviker är timmen mellan att en order är betald och att kartongen tejpas, för den timmen bemannas av människor som inte var där i oktober och som inte kommer att vara där i januari.

Planeringen som faktiskt betyder något handlar inte om trafik. Den handlar om hur snabbt en främling kan bli produktiv, och hur smidigt de kan avlägsnas efteråt.

Planera introduktionen istället för antalet anställda

Instinkten säger åt oss att räkna ut hur många personer vi behöver. Den mer användbara frågan är hur lång tid det tar för var och en att bli produktiv, eftersom den siffran avgör om extra händer hjälper till eller sinkar dig under den första veckan.

Allt som kräver att du förklarar ditt WordPress backoffice mäts i timmar och skapar en person som är nervös för att klicka. Allt som visar en orderkö och en lista med artiklar att bocka av mäts i minuter.

Så den verkliga förberedelsen är att göra plockjobbet till en enda skärmvy, innan säsongen snarare än under den. Om en säsongsplockare måste få instruktioner om vad hen inte får röra, då är verktyget felaktigt.

Tre saker är värda att reglera i förväg.

Ett konto per person, aldrig ett delat konto. Delade inloggningar känns effektiva under första veckan men gör allt efteråt oläsbart: du kan inte se vem som plockat vad, och att ta bort åtkomst innebär att du måste ändra ett lösenord som alla använder.

Bestäm vad varje person kan öppna. Plockning, oftast. Inte lager, inte försäljningssiffror, inte kundregister. En säsongsanställd behöver se innehållet i lådan och ingenting annat.

Skriv ner avvecklingen. Inte ett processdokument, utan en rad i din kalender för den första veckan i januari: stäng dessa konton. Detta är steget alla hoppar över, och det är därför så många butiker har vilande backoffice-konton från personal som slutade för två säsonger sedan.

Språkfrågan som ingen planerar för

Säsongspersonal i lager delar ofta inte ditt modersmål. Detta är normalt, och de flesta handlare hanterar det genom att förklara jobbet två gånger och sedan stå i närheten.

Det är värt att lösa det på rätt sätt, eftersom det är billigt att åtgärda och ger god utdelning. Om varje person kan ställa in sitt eget gränssnittsspråk sker utbildningssamtalet en gång. Din butik förblir på ditt språk, personen som packar läser på sitt, och skärmen ger de förklaringar du annars skulle behöva upprepa varje morgon.

Order Prep Pro gör detta per konto, på 72 språk. Det är funktionen som verkar dekorativ på produktsidan men som visar sig vara viktigast i ett lager i december.

Vad går egentligen fel under rusningen

Fyra misslyckanden står för det mesta av kaoset, och inget av dem handlar om volym.

Samma order plockas två gånger. En vanlig vecka kolliderar aldrig två personer. På Black Friday kolliderar de hela tiden. Om din lista inte låser en order till den som plockar den kommer du att skicka dubbletter och missa andra ordrar, och du får reda på det i januari när lagersaldot inte stämmer.

Fel ökar med trötthet. Plockfel är inte jämnt fördelade: de koncentreras i långa ordrar, i liknande varianter och i den sista artikeln i en plocklista med många rader. Volym förstärker alla tre. Om du ska ändra en sak inför säsongen, gör det till en bekräftelse av varje artikel när den läggs i lådan. Orsakerna är värda att läsa om i varför plockfel uppstår.

Ingen vet vad som väntar. Under en rusning ställs frågan "vad återstår" var tionde minut, och att svara på den kostar någon deras koncentration. En synlig kö besvarar frågan utan att behöva prata.

Lagret driver iväg från verkligheten. Returer, skadade varor, en pall som anlände med fel antal. Under en rusning går ingen till datorn för att justera ett saldo, så justeringen sker senare, vilket betyder aldrig. Att kunna korrigera en kvantitet medan man står framför hyllan är det som håller ditt lager korrekt genom december.

Ändra inte dina verktyg i november

Det råd som kostar mest att ignorera: vad du än ska använda under säsongen, använd det i oktober.

Inte som test, inte som demo. Kör dina faktiska ordrar genom det i två eller tre veckor medan volymen är tillräckligt låg för att misstag ska vara billiga. Du kommer att hitta detaljerna som bara visar sig i din butik: hur dina varianter är namngivna, om ordningen i ditt lager matchar ordningen på skärmen, vilka av dina produkter som har förvirrande etiketter.

Ett verktyg som introduceras veckan före Black Friday är ett problem som staplas ovanpå det första, oavsett hur bra det är.

En kort checklista inför säsongen

1. Bestäm vilken plockskärm din säsongspersonal ska använda, och kör dina egna ordrar genom den i oktober.
2. Skapa ett konto per person, endast med plockåtkomst.
3. Ställ in varje persons gränssnittsspråk under deras första skift.
4. Se till att ordrar låses till den som plockar dem.
5. Se till att varje artikel bockas av när den läggs i lådan.
6. Lägg in avvecklingsdatumet i din kalender nu, medan du tänker på det.
7. Efter säsongen, titta på dina eftermarknadsärenden och räkna hur många som var leveransfel snarare än produktfel. Den siffran är din utgångspunkt för nästa år.

De butiker som tar sig ur Black Friday utan en "januari-baksmälla" är sällan de med mest personal. Det är de butiker där jobbet var tillräckligt enkelt för att lämnas över första dagen, och där ingenting viktigt lämnades kvar när de tillfälliga händerna gick hem.