Ge personal åtkomst till WooCommerce-order utan administratörsbehörighet

Den dag du slutar packa varje order själv stöter du på en fråga som ingen förberett dig på. Någon behöver kunna se ordrarna. WooCommerce har ett uppenbart svar, vilket är att skapa ett WordPress-konto åt dem. Det svaret är dock större än frågan.

Personen som tejpar lådor behöver veta vad som ska ligga i lådan. Allt annat du ger dem tillgång till är en yta du egentligen inte ville dela med dig av.

Vad de inbyggda rollerna faktiskt ger

WooCommerce levereras med rollen Shop Manager (butikschef), och den är verkligen användbar för en chef. Den passar dock dåligt för en person som bara ska plocka varor.

En butikschef når wp-admin. Därifrån når de: varje order med fullständiga fakturerings- och leveransuppgifter, hela din kundlista, hela katalogen med känsliga data som lagersaldon och prissättning, kuponger samt rapporter som visar din omsättning. De kan redigera produkter, ändra priser och ändra kunduppgifter.

Inget av detta är en bugg. Det är vad rollen är till för. Problemet är att "kan se vad som ska ner i en låda" och "kan ändra mina priser och läsa min kundlista" styrs av samma kryssruta.

Kunden är den andra ytterligheten och täcker ingenting. Redaktör och författare är roller för innehåll som inte har något med ordrar att göra. Därför slutar det oftast med att butiksägare gör en av tre saker, och alla tre innebär en kostnad.

De skapar en butikschef ändå och förlitar sig på tillit. Det fungerar bra ända tills kontot delas, återanvänds på en annan webbplats med samma lösenord eller lämnas aktivt efter att personen slutat.

De installerar ett plugin för rollhantering och skapar en anpassad roll. Detta fungerar, men det är skörare än det ser ut: behörigheter interagerar med varandra, en uppdatering av WooCommerce eller ett annat plugin kan lägga till en behörighet som din anpassade roll tyst ärver eller saknar, och sex månader senare minns ingen exakt vad rollen var tänkt att tillåta. Värre är att det är svårt att verifiera. Du kan inte enkelt bevisa vad en roll inte kan göra.

De delar med sig av sin egen inloggning. Detta är extremt vanligt, och det innebär att butikens logghistorik bara visar ett namn, och att avsluta någons tillgång innebär att du måste byta ditt eget lösenord.

De fyra frågorna som faktiskt avgör detta

Istället för att jämföra plugins, besvara dessa frågor.

Behöver personen verkligen wp-admin? För plockning, lagerstatus och svar på kundtjänstärenden behövs det oftast inte. Om svaret är nej, så löser alla lösningar som börjar med att skapa en WordPress-användare problemet från fel håll.

Vad händer den dagen de slutar? Säsongspersonal slutar. Om avslutandet av tjänsten innebär att du måste komma ihåg att radera ett WordPress-konto som varit vilande i fyra månader, kommer du förr eller senare att ha glömda konton med åtkomst till din administration. Konton som tillhör verktyget som utför jobbet är lättare att hålla koll på, eftersom det bara finns ett ställe att leta på.

Kan de se kunduppgifter de inte behöver? Den som plockar behöver en adress på en etikett. De behöver inte köphistoriken för varje kund du har. Detta handlar inte om misstro mot din personal, utan om dataminimering, vilket är standarden snarare än ett avancerat krav enligt GDPR.

Skulle du märka ett misstag? Inte illvilja, utan ett misstag. Någon som klickar sig in i en produkt för att kontrollera en referens och råkar spara en ändring. Det bästa skyddet är att skärmen de använder inte innehåller den knappen.

Separata konton, separat yta

Metoden som undviker det mesta av detta är att sluta mappa lagerroller till WordPress-roller.

Om plockverktyget har egna konton, så är personen som packar inte en användare av din webbplats. De kan inte nå wp-admin eftersom de inte har någon identitet i WordPress överhuvudtaget. Deras behörigheter är inte rättigheter ovanpå ett CMS, utan en kort lista över skärmar: plockning, lager, kundtjänst, statistik. Du kryssar i vad de får öppna.

Det gör också den mentala modellen ärlig. "Marie packar ordrar" blir ett konto som kan göra exakt det, istället för en butikschef som du i tysthet hoppas håller sig till sina arbetsuppgifter.

Det finns en verklig avvägning och det förtjänar att sägas rakt ut: ett andra kontosystem är en extra sak att säkra. Det måste begränsa antalet misslyckade inloggningsförsök, behålla sin sessions-cookie på din egen domän och kontrollera behörigheter på servern för varje förfrågan istället för att bara dölja knappar i gränssnittet. Om du utvärderar ett verktyg i denna kategori är det dessa tre saker du ska fråga om, och en leverantör som svarar svävande ger dig en vink om kvaliteten.

Hur detta ser ut i praktiken

Order Prep Pro har denna inställning: de som plockar har konton som tillhör appen, inte WordPress.

Varje konto öppnar bara det du valt. Plockning för den som packar, kundtjänst för den som svarar kunder, och statistik för dig. Licensen täcker butiken, inte antalet personer, så du skapar så många konton du behöver istället för att ransonera dem, vilket är det som leder till delade inloggningar från början.

Appen kan även installeras på en telefon via webbläsaren, så att introducera någon innebär att skicka en länk och skapa ett konto, inte att registrera en enhet eller förklara vad man inte får klicka på i wp-admin. Dessutom väljer varje person sitt eget språk bland 72 alternativ, vilket betyder mer än det låter som när teamet inte delar ett gemensamt modersmål.

En detalj som är värd att känna till, eftersom det är där dessa system brukar läcka: push-notiser innehåller inget ordernummer och inget kundnamn. Enheten får veta att något är redo att plockas, och detaljerna finns bara inuti appen bakom en inloggning. En notis på en låsskärm är synlig för alla som håller i telefonen, så den säkra designen är att den inte säger något användbart.

Den korta versionen

Att göra någon till administratör, eller butikschef, för att låta dem packa lådor är standardvalet eftersom det är den enda knappen WooCommerce erbjuder. Det är fel storlek för jobbet.

Fråga dig själv om uppgiften faktiskt kräver wp-admin. De flesta lageruppgifter gör inte det. Välj sedan det verktyg vars behörigheter matchar jobbet, istället för det verktyg som tvingar dig att pussla med CMS-roller och hoppas på det bästa.

Om du sätter upp detta för en intensiv säsong snarare än permanent, blir frågan om avslutande av konton ännu viktigare, och vi har gått igenom det separat i att driva ett säsongsteam utan att förstöra butiken.