Black Friday'de Mağazanızı Bozmadan Sezonluk Ekip Yönetimi

Black Friday, küçük mağazaları tahmin edilebilir bir sırayla bozar. Site dayanır, stoklar dayanır. Asıl aksayan şey, bir siparişin ödenmesi ile paketin bantlanması arasında geçen süredir. Çünkü bu süre, Ekim ayında orada olmayan ve Ocak ayında da olmayacak insanlar tarafından yürütülür.

Burada önemli olan planlama, trafikle ilgili değildir. Bir yabancının ne kadar çabuk faydalı hale gelebileceği ve sonrasında ne kadar temiz bir şekilde çıkarılabileceği ile ilgilidir.

İşe alım sürecini planlayın, çalışan sayısını değil

İçgüdüsel olarak kaç kişiye ihtiyacınız olduğunu hesaplamaya çalışırsınız. Daha faydalı olan soru, her bir kişinin ne kadar sürede üretken hale geldiğidir. Çünkü bu sayı, ekstra ellerin ilk haftada size yardım mı edeceği yoksa işleri mi yavaşlatacağı konusunda belirleyicidir.

WordPress arka planınızı açıklamanızı gerektiren her şey saatler sürer ve ekrana tıklarken tedirgin olan bir çalışan yaratır. Bir sipariş sırasını ve işaretlenecek ürün listesini gösteren her şey ise dakikalar içinde öğrenilir.

Bu nedenle asıl hazırlık, toplama işlemini sezon içinde değil, sezon öncesinde tek bir ekrana sığdırmaktır. Eğer sezonluk bir toplayıcıya neye dokunmaması gerektiği söylenmek zorundaysa, kullandığınız araç yanlıştır.

Önceden kararlaştırılması gereken üç konu vardır.

Kişi başına bir hesap, asla paylaşılan bir hesap değil. Ortak girişler ilk hafta verimli gibi hissettirir ancak sonrasında her şeyi takip edilemez hale getirir: Kimin neyi topladığını anlayamazsınız ve erişimi kaldırmak, herkesin kullandığı bir şifreyi değiştirmek anlamına gelir.

Her kişinin neyi açacağına karar verin. Genellikle toplama işlemi. Stoklar değil, satış rakamları değil, müşteri kayıtları değil. Sezonluk bir çalışanın ihtiyacı olan tek şey kutu içeriğidir.

İşten çıkarma sürecini not edin. Bir süreç belgesi değil, takviminizde Ocak ayının ilk haftasına bir satır ekleyin: Bu hesapları kapatın. Herkesin atladığı adım budur ve birçok mağazanın, iki sezon önce ayrılan personelin arka plan hesaplarını neden hâlâ taşıdığının sebebi de budur.

Kimsenin planlamadığı dil sorunu

Sezonluk depo personeli genellikle sizinle aynı dili konuşmaz. Bu normaldir ve çoğu satıcı, işi iki kez anlatıp yanlarında durarak bunu yönetir.

Bunu düzgün bir şekilde çözmek önemlidir, çünkü maliyeti düşüktür ve etkisi katlanarak artar. Eğer her kişi kendi arayüz dilini ayarlayabilirse, eğitim konuşması sadece bir kez yapılır. Mağazanız kendi dilinizde kalır, paketleme yapan kişi kendi dilinde okur ve ekran, aksi takdirde her sabah tekrarlayacağınız açıklamayı yapar.

Order Prep Pro bunu 72 dilde, hesap bazlı olarak yapar. Ürün sayfasında süs gibi görünen ancak Aralık ayındaki bir depoda en çok ihtiyaç duyulan özellik budur.

Yoğunluk sırasında aslında neler ters gider?

Kaosun çoğundan dört hata sorumludur ve bunların hiçbiri hacimle ilgili değildir.

Aynı siparişin iki kez toplanması. Normal bir haftada iki kişi asla çakışmaz. Black Friday'de ise sürekli çakışırlar. Eğer listeniz bir siparişi onu toplayan kişiye kilitlemiyorsa, mükerrer gönderim yaparsınız, diğerlerini eksik gönderirsiniz ve durumu Ocak ayında stok sayımında bir mantıksızlık olduğunda fark edersiniz.

Yorgunluk arttıkça hatalar artar. Toplama hataları eşit dağılmaz: uzun siparişlerde, birbirine benzeyen varyantlarda ve çok satırlı bir toplamanın son ürünlerinde yoğunlaşır. Hacim bu üçünü de tetikler. Sezondan önce tek bir şeyi değiştirecekseniz, her ürünün kutuya konulurken doğrulanmasını sağlayın. Bunun nedenlerini toplama hataları neden olur kısmında okumaya değer.

Kimse neyin beklediğini bilmiyor. Yoğunluk sırasında her on dakikada bir "ne kaldı" sorusu sorulur ve buna cevap vermek birinin konsantrasyonunu bozar. Görünür bir sıra, konuşmaya gerek kalmadan cevabı verir.

Stokların gerçeklikten kopması. İadeler, hasarlı ürünler veya eksik gelen bir palet. Yoğunluk sırasında kimse bilgisayarın başına gidip sayıyı düzeltmez, bu nedenle düzeltme sonraya bırakılır, yani hiç yapılmaz. Rafın önünde dururken miktarı düzeltebilmek, stoklarınızı Aralık ayı boyunca doğru tutan şeydir.

Kasım ayında araçlarınızı değiştirmeyin

Göz ardı edildiğinde en büyük maliyeti getiren tavsiye şudur: Sezon boyunca kullanacağınız her neyse, bunu Ekim ayında kullanmaya başlayın.

Deneme değil, demo değil. Hacmin hataların ucuz olduğu kadar düşük olduğu iki veya üç hafta boyunca gerçek siparişlerinizi bu sistem üzerinden yönetin. Sadece kendi dükkanınızda ortaya çıkan detayları keşfedeceksiniz: varyantlarınızın nasıl adlandırıldığı, depo düzeninizin ekran düzeniyle eşleşip eşleşmediği, hangi ürünlerinizin kafa karıştırıcı etiketlere sahip olduğu gibi.

Black Friday'den bir hafta önce tanıtılan bir araç, ne kadar iyi olursa olsun, mevcut sorunun üzerine eklenen ikinci bir sorundur.

Sezon için kısa bir kontrol listesi

1. Sezonluk personelinizin kullanacağı toplama ekranına karar verin ve Ekim ayında kendi siparişlerinizi bu ekran üzerinden yönetin.
2. Sadece toplama erişimi olan, kişi başı bir hesap oluşturun.
3. İlk vardiyalarında her personelin arayüz dilini ayarlayın.
4. Siparişlerin, onları toplayan kişiye kilitlendiğinden emin olun.
5. Her ürünün kutuya konulurken işaretlendiğinden emin olun.
6. İşten çıkarma tarihini, aklınızdayken şimdi takviminize ekleyin.
7. Sezon sonrasında satış sonrası taleplerinize bakın ve bunların kaçının ürün hatası değil de gönderim hatası olduğunu sayın. Bu sayı, gelecek yıl için temel performans ölçütünüzdür.

Black Friday'den Ocak ayında bir yorgunluk yaşamadan çıkan mağazalar, nadiren en çok çalışana sahip olanlardır. Bu mağazalar, işin ilk günden devredilebilecek kadar basit olduğu ve geçici çalışanlar gittiğinde önemli hiçbir şeyin geride kalmadığı yerlerdir.