Toplama Hataları Neden Olur ve Gerçek Maliyeti Nedir?

Kendi siparişlerini kargolayan her işletmeci, en az bir kez yanlış ürün göndermiştir. Çoğu kişi bunu şanssızlık veya kötü bir gün olarak görür. Ancak durum ikisi de değildir. Toplama hataları o kadar tutarlı kalıpları izler ki, mağazanızdaki hangi siparişlerin bu hataya yol açacağını önceden tahmin edebilirsiniz.

Üstelik bu hatalar, yanlışlıkla gönderdiğiniz ürünün maliyetinden çok daha fazlasına yol açar. Bir çözüm üretmeye karar verirken genellikle göz ardı edilen kısım da tam olarak budur.

Yanlış bir paketin gerçek faturası

Tek bir hatanın maliyetiyle başlayın, çünkü bu rakam karar verme sürecinizi değiştirir.

Kargo ücretini iki kez, hem gidiş hem de çoğu zaman geliş için ödersiniz. Doğru ürünün kargosunu ikinci kez ödersiniz. Ayrıca zamandan da kaybedersiniz: şikayeti okumak, siparişi bulmak, gerçekte ne olduğunu çözmek, özür dilemek, yeniden toplamak ve yeniden paketlemek. Küçük bir ekipte bu süreç nadiren yirmi dakikadan az sürer ve genellikle başka işlerin ortasında gerçekleşir.

Ardından stok durumu aynı anda iki farklı yerde bozulur. Yanlışlıkla gönderdiğiniz ürün hâlâ rafta göründüğü için stok sayımında eksik çıkar ve göndermeniz gereken ürün ise satılmış olarak işaretlenmiş olmasına rağmen rafta durur. Bunu haftalar sonra gizemli bir tutarsızlık olarak keşfedersiniz.

Ve kimsenin tablolarına eklemediği bir diğer nokta: müşteri artık bir sonraki paketini kontrol eder. Bazıları sadece bir daha sipariş vermez ve size nedenini de söylemez. İade edilen bir sipariş en azından kayda geçer, ancak sessizce alışverişi bırakan bir müşteri kayıtlara girmez.

Hesabı dürüstçe yaptığınızda, küçük bir mağazada yanlış bir paketin maliyeti, ürünün değerinin birkaç katından daha az değildir. Bu da yüzde birkaçlık bir hata oranının ihmal edilebilir bir rakam olmadığını, doğrudan bütçenizi etkileyen bir kalem olduğunu gösterir.

Beş yaygın kalıp

Uygulamada hatalar aynı beş durumda kümelenir.

Birbirine benzeyen varyantlar. Aynı ürün, farklı beden, farklı renk veya farklı kapasite. Toplayıcı, ürün adını okur ki bu tüm varyantlarda aynıdır; ayırt edici özellik ise ekrandaki en küçük metindir. Bu durum, giyim, parça veya seçenekli ürünler satan mağazalarda en sık karşılaşılan hatadır.

Birden fazla adet içeren siparişler. Bir üründen üç adet istendiğinde sadece bir tane alınır, çünkü satır bir bütün olarak değil de tek bir ürün gibi algılanır. Çoklu adet içeren satırlar en hızlı okunan ve en az kontrol edilen kısımlardır.

Çok kalemli siparişlerde sona doğru yapılan hatalar. Hatalar siparişe eşit dağılmaz. İlk ürün neredeyse her zaman doğrudur. Altı kalemlik bir siparişteki son ürün, kısa gönderimin (eksik ürünün) yapıldığı yerdir, çünkü o noktada toplayıcı zihnen kutuyu bantlamaya başlamıştır bile.

Kesintiler. Bir telefon görüşmesi, dükkana gelen bir müşteri, bir tedarikçi teslimatı. Toplama işlemi hafızadan devam ettirilir ve hafıza, aslında olduğundan daha ileride olduğunu rapor eder. Durumu zihinde tutmaya dayalı her süreç tam da bu noktada başarısız olur.

İki kişi, bir sipariş. Yoğun günlerde aynı sipariş iki kez toplanır ya da iki kişi diğerinin bitirdiğini varsayarak siparişi yarım toplar. Bu durum nadir ama oldukça maliyetlidir ve tamamen bir araç eksikliği problemidir.

Bunların ortak noktasına dikkat edin. Hiçbiri dikkatsizlikten kaynaklanmaz ve hiçbiri insanlara "dikkatli ol" demekle çözülmez. Bunların sebebi, bölünmüş bir dikkatle zihinde veri tutmaya çalışmak ve önemli bilginin ekranda belirgin olmamasıdır.

Hataları gerçekten ne azaltır?

Her ürünü kutuya koyarken onaylayın. Bu, uygulayabileceğiniz en değerli değişikliktir ve utanç verici derecede basittir. Toplama işlemi bir hafıza egzersizi olmaktan çıkar, onay kutuları olan bir listeye dönüşür. Bir kesinti size bir şey kaybettirmez, çünkü durum sizin zihninizde değil ekrandadır. Altı kalemlik bir siparişin son satırı, hâlâ onaylanmamış tek kalem olduğu için ilkiyle aynı ilgiyi görür.

Ayırt edici özelliği ekrandaki en büyük şey yapın. Varyantlar için beden veya renk, ürün adından daha önemlidir; zaten ürün adı tüm seçeneklerde aynıdır. Çoğu toplama ekranı bunları aynı ağırlıkta gösterir ki bu tamamen yanlıştır.

Adet bilgisini gözden kaçırılamayacak kadar belirgin yapın. Birden fazla olan her şey görsel olarak dikkat çekici olmalıdır.

Siparişi, toplayan kişiye kilitleyin. Bunu bir mülkiyet politikası olarak değil, fiziksel bir kısıtlama olarak düşünün: iki kişi aynı siparişi alamazsa, hata yönetilmek yerine tamamen ortadan kalkar.

Sabit bir sırayla toplayın. Her seferinde aynı sıra, ideal olarak raf düzeninizle eşleşen bir sıra ile ilerleyin. Öngörülebilirlik, yorgun bir insanın bile doğru çalışmasını sağlar.

İkinci bir tam geçişle doğrulamayın. Kulağa titiz bir çalışma gibi gelse de işe yaramaz: paketlediğiniz kutuyu tekrar kontrol etmek, onu doldururken yaptığınız kör nokta hatasıyla aynı sonucu verir. Toplama sırasındaki doğrulama, tekrar okumanın yakalayamadığını yakalar.

Bir şeyi değiştirmeden önce neyi ölçmelisiniz?

Bunu yaparken dikkatli olun, çünkü çoğu mağaza yanlış şeyi ölçer.

Şikayetleri saymak, hataları eksik hesaplamanıza neden olur. Fazladan ürün alan müşteriler nadiren bunu bildirir. Yanlış beden alan bazı müşteriler ise ürünü elinde tutar. Şikayet oranınız bir alt sınırdır, bir ölçüm değildir.

İki sayı daha dürüst sonuçlar verir. Birincisi, bir sonraki sayımınızda bulunan stok tutarsızlıklarıdır, çünkü her toplama hatası geride iki hatalı stok sayısı bırakır. İkincisi ise, ürün hatasından, kargo hasarından veya fikir değişikliğinden ziyade bir toplama hatasından kaynaklanan satış sonrası vakaların oranıdır. Her vakayı kendi siparişine bağlarsanız, hiçbir ekstra çaba harcamadan bu dağılımı elde edersiniz.

Araçlar nerede devreye giriyor?

Order Prep Pro, daha hoş bir sipariş listesinden ziyade onay fikri üzerine inşa edilmiştir. Toplayıcı her öğeyi kutuya koyarken işaretler, toplanmakta olan bir sipariş o kişiye kilitlenir ve satış sonrası vakalar orijinal siparişlerine bağlı kalır. Böylece hatalar anekdot olarak kalmak yerine görünür hale gelir.

Ayrıca toplayıcının elindeki telefonda veya tablette çalışır. Bu, pratikte kritik bir öneme sahiptir: güncellenmesi için bilgisayara geri dönmeniz gereken bir toplama listesi, toplama sırasında güncellenmez. Hataları ortadan kaldırmaya çalıştığımız o süreçte, yani hafızaya dayalı olarak sonradan güncellenir.

Eğer bu sistemi ilk kez kuruyorsanız, pratik başlangıç noktası bir araç değil, son üç hatanızın yukarıdaki beş kalıptan hangisinden kaynaklandığını sormaktır. Çoğu mağaza, tüm hataların aynı kaynaktan geldiğini ve bunu düzeltmenin sadece bir öğleden sonrasını aldığını fark eder.